Boekhouding in een huisartsenpraktijk is een essentieel onderdeel van een goed georganiseerde en financieel gezonde organisatie. Inkomsten, uitgaven, facturen en vergoedingen moeten correct geregistreerd en opgevolgd worden. Een duidelijke boekhouding geeft inzicht in de financiële situatie van de praktijk, helpt bij het plannen van investeringen en zorgt ervoor dat aan wettelijke verplichtingen wordt voldaan.
Een doordachte keuze maken voor een accountant als huisarts is cruciaal voor het goed functioneren van je praktijk. De juiste accountant helpt je niet alleen met je boekhouding, maar ook met strategisch advies, fiscale optimalisatie en het vermijden van dure fouten.
Een accountant die ervaring heeft met vrije beroepen is essentieel. Huisartsen vallen onder de categorie vrije beroepen, wat specifieke fiscale en boekhoudkundige kennis vereist, bv. specifieke aftrekposten voor medische beroepen, vrijstelling van btw voor medische prestaties, correcte verwerking van Riziv-vergoedingen, GMD-premies en eventuele forfaitaire inkomsten.
Hoe kies je een goede accountant voor een huisartsenpraktijk?
>> Let op de meerwaarde, niet enkel de laagste prijs.
Kies je voor een eenmanszaak, dan betaal je personenbelasting. Richt je een vennootschap op, dan betaal je vennootschapsbelasting.
Meer info over de verschillende belastingen, de fiscale voordelen en de kosten die je kan aftrekken vind je in de tabbladen hieronder.
Klik naar de pagina ‘keuze ondernemingsvorm’ om meer te lezen over vennootschappen.
De personenbelasting moet door elke belastingplichtige betaald worden op het belastbaar jaarinkomen. Je inkomsten van een jaar worden doorgaans aangeslagen in het jaar daarop. Concreet betaal je personenbelasting op je netto-(beroeps)inkomen: dat is je jaaromzet (de som van je opbrengsten met aftrek van btw) min je beroepskosten. Ook provinciebelastingen, pensioensparen en sociale bijdragen horen bij die kosten.
Jouw inkomsten als arts worden beschouwd als baten. Ook financiële steunmaatregelen, zoals de accrediteringspremie, vallen hieronder. Op deze inkomsten is het zogenaamde ‘kasstelsel van de vrije beroepen’ van toepassing. Dat betekent dat jouw inkomsten pas belast worden op het moment dat je ze effectief ontvangt en dus niet op het moment waarop het recht op die inkomsten ontstaat.
In een eenmanszaak geldt hetzelfde principe als bij loontrekkenden: hoe meer je verdient, hoe hoger je inkomen belast wordt. Er zijn 4 belastingschijven gaande van 25% tot 50%. Je moet je wereldwijde inkomsten aangeven (buitenlandse + Belgische inkomsten). Samenstelling van je belastbaar inkomen:
>>Binnen elk van deze categorieën is het mogelijk om bepaalde kosten af te trekken. Zo kom je tot de netto-inkomsten voor elke categorie. Het totaal vormt je totaal netto-inkomen.
Hier komt ook nog een gemeentebelasting bovenop. Daarnaast heeft iedere belastingplichtige recht op een belastingvrije som. Dit is een basisbedrag waarop je geen belastingen betaalt. Die som kan verschillen: heb je bijvoorbeeld kinderen ten laste, dan ligt jouw belastingvrije som hoger.
>> Het inkomen dat overblijft na het betalen van jouw personenbelasting is voor jou en kan je privé gebruiken.
Zelfstandigen en beoefenaars van een vrij beroep moeten voorafbetalingen doen om een belastingvermeerdering te vermijden. Meer info op de website van de federale overheid: https://financien.belgium.be/nl/zelfstandigen_vrije_beroepen/voorafbetalingen.
In een eenmanszaak maak je gebruik van een enkelvoudige boekhouding. Deze bestaat uit 3 dagboeken: dagontvangstenboek, aankoopdagboek en financieel dagboek. Er bestaat software waarin deze 3 dagboeken geïntegreerd zijn.
Let op: zorg ervoor dat je jouw privérekening gescheiden houdt van jouw beroepsrekening. Als je de rekeningen door elkaar gebruikt, wordt jouw privérekening een gemengde rekening en kan de belastingadministratie deze rekening net zoals jouw beroepsrekening controleren.
De vennootschapsbelasting kan fiscaal voordeliger zijn: je betaalt een vlak tarief van 25%, terwijl je bij de personenbelasting in de hoogste schijf tot 50% belastingen betaalt. Voor kleinere vennootschappen geldt onder bepaalde voorwaarden een verlaagd tarief van 20% op de eerste schijf van €100 000 winst. Boek je meer dan €100 000 winst, betaal je op het overige bedrag 25% belastingen. Zowel eenmanszaken als vennootschappen moeten sociale bijdragen betalen, al liggen deze heel wat lager in een vennootschap.
Inkomsten in een vennootschap zijn winsten, in tegenstelling tot baten bij een eenmanszaak. Winsten zijn belastbaar op het moment waarop het recht op die inkomsten ontstaat. Het kasstelsel van vrije beroepers is hier dus niet van toepassing.
Net zoals bij een eenmanszaak kan je in een vennootschap kosten aftrekken.
Ook als vennootschap moet je voorafbetalingen doen om een belastingvermeerdering te vermijden. Meer info op de website van de federale overheid: https://financien.belgium.be/nl/zelfstandigen_vrije_beroepen/voorafbetalingen.
In een vennootschap is je privévermogen in principe afgeschermd van schuldeisers. Dit betekent ook dat je met het vermogen van je vennootschap niet zomaar kan doen wat je wil. De inkomsten komen in de eerste plaats toe aan de vennootschap. Enkel via een aantal uitkeringsmogelijkheden (bezoldiging, dividenden, interesten, huur, enz.) kunnen inkomsten bij jou terechtkomen. Die transfers worden vervolgens belast in de personenbelasting. Er zijn verschillende mogelijkheden die op een verschillende manier belast worden. Vraag advies aan je boekhouder of bank over wat voor jouw specifieke situatie de meest voordelige manier is.
Als vennootschap houd je een dubbele boekhouding bij. Deze is iets complexer dan een enkelvoudige boekhouding. Tegenover elke transactie, zoals een aan- of verkoop, ben je verplicht een bewijskrachtige betaling te boeken. Je boekt elke verrichting dubbel in, vandaar de term ‘dubbele’ boekhouding. Verder moet je geen dagboeken bijhouden zoals bij een eenmanszaak. Op basis van je dubbele boekhouding maak je ook een jaarrekening. Die bestaat uit een balans, een resultatenrekening en een toelichting. Dit geeft inzicht in de financiële gezondheid van je onderneming. De jaarrekening van een BV leg je neer bij de Nationale Bank van België (NBB), waarna iedereen die online kan raadplegen.
Het oprichten van een vennootschap kan fiscaal voordeliger zijn, maar dit hangt van de situatie waarin je start af. Overloop met je boekhouder de verschillende mogelijkheden en laat een loonsimulatie opmaken voor je een beslissing neemt.
Meer info over eenmanszaak versus vennootschap vind je terug in het deel ‘keuze ondernemingsvorm’.
Uitgaven die noodzakelijk zijn voor je beroep mag je inbrengen of aftrekken van je beroepsinkomen. Kosten binnen je onderneming zijn 100% aftrekbaar, denk bv. aan medisch materiaal, software, meubilair van de praktijk, … Gemengde uitgaven, die zowel voor privé- als voor professioneel gebruik zijn (bv. wagen, professionele restaurantbezoeken), kan je slechts gedeeltelijk aangeven. Privé-aankopen mag je nooit inbrengen.
Om een kost fiscaal te kunnen aftrekken, gelden volgende voorwaarden:
Je kan niet alle uitgaven in één keer volledig fiscaal aftrekken. Soms zijn aankopen investeringen: ze gaan meerdere jaren mee. In dat geval moet je ze enkele jaren deels aangeven of ‘afschrijven’. Nieuwe investeringen kunnen daarnaast een investeringsaftrek genieten.
‘Je moet kosten maken’ is een vaak gehoorde boodschap. Maar doe dit niet onbezonnen of je riskeert fikse boetes. De kunst is om alle fiscale opportuniteiten op een correcte manier te benutten. Vraag je boekhouder om advies.
Je zou ook gebruik kunnen maken van een algemeen forfaitaire kostenaftrek. Zo hoef je niet al je werkelijke beroepskosten te bewijzen, maar vaak eindig je zo met een lager bedrag. Jouw sociale bijdragen en premies van je Vrij Aanvullend Pensioen voor Zelfstandigen (VAPZ) zitten niet in dit forfait vervat en kan je dus bijkomend aftrekken. Een kostenforfait kan wel interessant zijn als je pas in het najaar gestart bent als zelfstandige en nog niet zoveel kosten hebt gemaakt.
BTW of belasting over de toegevoegde waarde is een belasting die consumenten betalen op producten en diensten in België en in andere (Europese) landen. Als arts zijn enkel activiteiten met een therapeutisch doel vrijgesteld van BTW. Dit zijn activiteiten die bedoeld zijn om gezondheidsproblemen of ziektes te voorkomen, vast te stellen, te behandelen of te genezen.
Je kan ook zelf oordelen dat er sprake is van een therapeutisch doel. In dat geval moet je via een apart document motiveren waarom je geen btw aanrekent. Dit document moet je in tweevoud opmaken: één ervan is voor je eigen boekhouding en het andere voeg je bijvoorbeeld toe aan het getuigschrift of de ziekenhuisfactuur.
Voor alle andere activiteiten, reken je 21% BTW aan. Denk bv. aan optreden als controlearts, rijvaardigheid onderzoeken, nazorg bij een louter esthetische behandeling, ….
Verder betaal je als arts btw op jouw aankopen. Dit btw-bedrag staat vermeld op jouw aankoopfacturen. Het kan echter zijn dat je verplicht bent om btw in België te betalen op jouw buitenlandse aankopen, terwijl een buitenlandse leverancier jou geen btw aanrekent en er dus geen btw vermeld staat op jouw aankoopfacturen. Je boekhouder kan je hierbij verder helpen.
Als je samenwerkt met andere artsen binnen bv. een kostenassociatie, gelden ook hier bepaalde BTW-regels. Deze wetgeving is vrij complex en laat je beter over aan je boekhouder.
Het opstellen van een financieel plan is een fundament voor een succesvolle huisartsenpraktijk. Zo krijg je inzicht in de nodige investeringen (hoeveel startkapitaal heb je nodig, welke kosten kan je verwachten, hoe ga je deze kosten financieren) en de winstgevendheid van je zaak. Een financieel plan dient niet alleen voor de opstart, maar ook als sturingsmiddel bij de uitbouw van je praktijk. Je kunt regelmatig vergelijken of de werkelijkheid overeenkomt met je prognoses, en waar nodig bijsturen.
Via deze link vind je een template van een financieel plan voor een huisartsenpraktijk. Wel raden we aan om je hierin te laten ondersteunen door je boekhouder of bank om onverwachte kosten te vermijden.
